Memorizzazione elettronica dei corrispettivi e trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate

Entrata in vigore
Dal 1 gennaio 2020 tutti i commercianti al dettaglio, artigiani, bar, ristoranti, alberghi, e comunque tutti coloro che rilasciano scontrini o ricevute fiscali, saranno soggetti all’obbligo della memorizzazione elettronica degli incassi e dell’invio telematico dei dati all’Agenzia delle Entrate.
Questo obbligo è già in vigore dal 1 luglio 2019 per le aziende di maggiori dimensioni, ma dal 1 gennaio 2020 sarà esteso a tutti gli operatori di qualunque dimensione, anche se contribuenti forfetari.
La decorrenza dell’obbligo
E’ prevista una moratoria semestrale per il solo invio telematico dei dati, nel senso che non si applicheranno sanzioni se i dati del mese di riferimento saranno trasmessi entro la fine del mese successivo. Quindi, la prima scadenza per la comunicazione dei dati sarà lunedì 2 marzo 2020, poiché il 29 febbraio è un sabato.
Questa moratoria, che consentirà un graduale adeguamento all’obbligo di trasmissione dei corrispettivi, esonera dall’applicazione delle sanzioni, ma solo con riguardo alla fase di trasmissione del dato e non anche quella di memorizzazione dell’operazione, che potrà essere eseguita anche con un vecchio misuratore fiscale. Scaduto il periodo di moratoria, si potranno trasmettere i dati fino al dodicesimo giorno successivo alla data di effettuazione dell’operazione. Quindi, se al momento di chiusura della cassa si dovessero presentare problemi di connessione alla rete internet, ci saranno 12 giorni di tempo per eseguire la trasmissione o riconnettendo in altro momento il registratore telematico alla rete internet o copiando il file dei corrispettivi su una memoria esterna (ad esempio una chiavetta Usb) e utilizzando l’apposita funzionalità di upload di tale file presente nel portale Fatture e Corrispettivi.
La fase semestrale di moratoria
Nel portale «Fatture e corrispettivi» accessibile dal sito dell’Agenzia sono stati previsti:
• un servizio web per effettuare l’upload di un file con i dati dei corrispettivi complessivi di una singola giornata, divisi per aliquota Iva o con l’indicazione del regime di ventilazione, o di un file compresso con i file dei dati dei corrispettivi delle singole giornate
• un servizio web di compilazione dei dati dei corrispettivi complessivi giornalieri, anche questi distinti per aliquota Iva o con l’indicazione del regime di ventilazione.
Gli esonerati
Alcuni contribuenti sono esclusi dalla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi telematici.
L’esonero riguarda le seguenti operazioni già non soggette all’obbligo della certificazione dei corrispettivi: le cessioni di tabacchi e di altri beni commercializzati esclusivamente dall’Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato; le cessioni di giornali quotidiani, di periodici, di supporti integrativi, di libri, con esclusione di quelli d’antiquariato; le somministrazioni di alimenti e bevande rese in mense aziendali; le cessioni di prodotti agricoli effettuate dal produttori che operano in regime speciale
I contribuenti forfetari, purtroppo, non sono esonerati e pertanto dovranno confrontarsi, dal prossimo 1° gennaio, con il nuovo adempimento. Per essi, se lo preferiscono, resta ferma la possibilità di emettere, in luogo dello scontrino, la fattura, che nel caso dei forfetari può non essere elettronica e quindi di tipo cartaceo.
Credito di imposta 
Per l’acquisto o l’adattamento del vecchio registratore di cassa, i soggetti esercenti possono fruire di un contributo, sotto forma di credito d’imposta, pari per ogni strumento al 50% della spesa sostenuta, per un massimo di 250 euro in caso di acquisto e di 50 euro in caso di adattamento. Il beneficio può essere utilizzato in compensazione a condizione che il pagamento sia avvenuto con modalità tracciabili (assegni, bonifico bancario, bollettino postale, carte di credito)
Servizi a domicilio, copia al cliente anche via mail
Una delle situazioni che si presenta con frequenza è legata alle prestazioni di servizi che vengono rese presso il domicilio dei clienti.
Ad esempio, gli installatori, i manutentori, gli artigiani, gli idraulici, gli elettricisti.
La regola di base è che il prestatore si doti di un registratore telematico portatile, per cui dopo avere effettuato l’intervento ed incassato il compenso, memorizza il dato della vendita ai fini della successiva trasmissione e rilascia, se possibile, il documento commerciale. Al cliente può non essere necessariamente rilasciata una copia cartacea del documento commerciale, poiché la consegna al cliente potrebbe avvenire inviandogli una email ovvero anche utilizzando i servizi di messaggistica istantanea, ma, in alternativa, la memorizzazione e la trasmissione del corrispettivo può essere realizzata utilizzando la funzione di emissione del documento commerciale on-line resa disponibile dagli applicativi per portatili e tablet dall’agenzia delle Entrate.
Altra scelta possibile (se non si intende effettuare un investimento per l’acquisto dell’hardware che comunque si riduce con il riconoscimento del credito di imposta fino ad euro 250) è quella di emettere fatture elettroniche. In questo caso, si potrebbe emettere una fattura elettronica immediata in pari data a quella di ricevimento del pagamento della prestazione oppure una differita, entro il giorno 15 del mese successivo a quello dell’effettuazione dell’operazione, rilasciando al cliente un verbale di intervento che può essere considerato un documento analogo al Ddt che avrebbe anche la funzione di certificare l’intervento.
La gestione nei giorni di chiusura e i mancati funzionamenti della procedura
I registratori telematici (RT) devono memorizzare elettronicamente e trasmettere telematicamente i dati all’agenzia delle Entrate entro il termine massimo di dodici giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.
Esaminiamo alcune questioni operative.
Un primo caso riguarda le interruzioni delle attività per chiusura settimanale, chiusura domenicale, ferie, chiusura per eventi eccezionali, attività stagionale o qualsiasi altra ipotesi di interruzione della trasmissione non causata da malfunzionamenti tecnici dell’apparecchio. In questi casi, l’esercente non deve effettuare alcuna comunicazione all’agenzia delle Entrate in quanto sarà direttamente il registratore telematico (RT), alla prima trasmissione successiva, a provvedere ad elaborare ed inviare un unico file contenente la totalità dei dati (ad importo zero) relativi al periodo di interruzione, per i quali l’esercente non ha effettuato l’operazione di chiusura giornaliera.
Un secondo problema è legato alla circostanza che la memorizzazione ovvero la trasmissione non possano eseguirsi per problemi tecnici dei registratori telematici. Se l’esercente, dopo verifica sul sito web «Fatture e corrispettivi», si accorge che vengono rilevati oppure trasmessi dati errati o parziali a seguito di malfunzionamenti dei registratori telematici, può provvedere a segnalare l’anomalia tramite l’apposita procedura online disponibile sul sito web dell’agenzia delle Entrate o tramite il servizio Rest.
Se il malfunzionamento non riguarda la mancata o incompleta trasmissione dei dati, ma è relativo alla fase di memorizzazione, deve essere richiesto tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato e, fino a quando non ne sia ripristinato il corretto funzionamento ovvero ci si sia dotati di altro registratore telematico regolarmente in servizio, si deve provvedere all’annotazione dei dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere sull’apposito registro per il mancato funzionamento, che può essere tenuto anche in modalità informatica. In questa situazione, lo status del dispositivo deve essere cambiato da «attivo» a «fuori servizio», collegandosi al sito web «Fatture e corrispettivi», e selezionando la voce di menù «Procedure di emergenza > Dispositivo fuori servizio (codice 00607)». Tale stato ricomprende tutte le ipotesi in cui il registratore telematico non è in grado di trasmettere i dati al sistema «AE» per cause diverse da quelle della dismissione o della disattivazione del registratore telematico.
Da tale stato di «fuori servizio», il RT ritorna automaticamente «in servizio» in occasione della prima trasmissione utile. Esistono poi le ipotesi di malfunzionamenti caratterizzati dalla impossibilità di trasmettere i dati memorizzati. Se infatti a causa della mancata connessione ad Internet, la trasmissione entro 12 giorni non è possibile, allora l’RT potrà trasferire il file sigillato elettronicamente a un dispositivo esterno per effettuare la trasmissione al fine di rispettare i termini previsti dalle specifiche tecniche. In tale ipotesi, l’esito della trasmissione verrà trasmesso al dispositivo esterno e sarà comunque consultabile all’interno di apposita area dedicata.
I resi e gli annullamenti
Se il cliente desidera cambiare la merce acquistata o ricevuta in regalo oppure ancora reclamare la presenza di difetti della stessa, per consentire la corretta emissione del documento commerciale di reso merce o annullo, occorre ricercare nella memoria permanente del registratore il documento commerciale principale, che è individuabile con il codice riportato sullo stesso documento. Una volta recuperato il documento originario, è possibile emettere il nuovo documento di annullo o reso per un importo pari o inferiore a quello originario (se sono presenti più aliquote, la capienza massima è riferita a ciascuna aliquota).
Nel caso in cui non si riescano a recuperare i dati del documento originario, il registratore consente l’inserimento manuale dei dati di riferimento del documento principale: il caso è quello, ad esempio, di un reso merce effettuato ad una “cassa” diversa da quella dove è stata effettuata la vendita originale della merce, a prescindere che le casse siano presenti nello stesso punto vendita o in un altro locale commerciale appartenente alla stessa catena. In questo caso, sul documento commerciale di reso merce che viene rilasciato al cliente finale sarà necessario inserire manualmente i dati della vendita e del documento di riferimento precedente. L’esercente è tenuto a riportare correttamente i dati inseriti manualmente per evitare errori di digitazione, anche dotandosi di appositi lettori ottici in grado di inserire le informazioni del documento commerciale originario in quello emesso successivamente per reso merce.
Per quanto riguarda invece le operazioni di annullo, che nella maggior parte dei casi avvengono per correggere la duplicazione delle operazioni o a causa di ripensamenti da parte degli stessi clienti, esse devono necessariamente essere gestite nello stesso giorno e prima della chiusura giornaliera e attraverso la stessa “cassa” in cui è avvenuta la vendita. Altrimenti, l’unica alternativa resta l’annotazione sul sito dell’Agenzia (solita procedura “Fatture e corrispettivi”).
Il documento commerciale certifica e garantisce l’acquisto del cliente
Il documento commerciale, che sostituisce anche la ricevuta fiscale, certifica l’acquisto effettuato dal cliente e costituisce sia titolo per l’esercizio dei diritti di garanzia contro i vizi della cosa venduta sia titolo per la deduzione dei costi sostenuti e la deduzione e detrazione degli oneri rilevanti ai fini Irpef, nonché per consentire una eventuale fattura differita.
In sostanza, coloro i quali hanno rapporti con i consumatori e non hanno obbligo di emettere la fattura, ma sono obbligati alla certificazione dei corrispettivi mediante scontrino o ricevuta fiscale, dovranno documentare le operazioni di vendita di beni e/o servizi con un documento commerciale, salvo che non emettano volontariamente la fattura.
Il documento commerciale deve contenere le seguenti indicazioni: data e ora di emissione, numero progressivo, denominazione, ragione sociale o nome e cognome dell’emittente, numero di partita Iva dell’emittente, ubicazione dell’esercizio, descrizione dei beni ceduti e dei servizi resi, ammontare del corrispettivo complessivo e di quello pagato. L’indicazione del codice fiscale del cliente nel documento commerciale è invece condizione necessaria per la detrazione degli oneri rilevanti ai fini dell’Irpef. (ad esempio, gli acquisti di farmaci o di prestazioni che beneficiano della detrazione del 19% in quanto spese sanitarie). Ma, in questo caso, il cliente deve richiedere l’inserimento del codice fiscale non oltre il momento dell’acquisto.
Il documento va emesso mediante i registratori telematici o la specifica funzionalità messa a disposizione sul sito «Fatture e corrispettivi», accedendo con le proprie credenziali (e disponendo di una stampante).
Il documento commerciale rappresenta il titolo idoneo per l’eventuale emissione della fattura differita. A tal proposito, le Entrate hanno affermato che l’operatore economico che intende avvalersi della fatturazione differita può utilizzare il documento commerciale integrato della partita Iva del cliente, restando inteso che l’ammontare dei corrispettivi certificati da scontrino fiscale e oggetto di fatturazione differita va scorporato dal totale giornaliero, concorrendo alla liquidazione periodica dell’imposta solo per il tramite della registrazione della fattura. In questo caso, è prevista la compilazione del blocco informativo “Altri dati gestionali”, secondo le indicazioni fornite con la Faq 45 del 21 dicembre 2018, ovvero indicare: la tipologia di documento rilasciato (scontrino, documento commerciale, ricevuta), il suo identificativo alfanumerico e la data.
Invece, in caso di fattura elettronica immediata, qualora questa non sia rilasciata al momento di effettuazione dell’operazione, si potrà consegnare al cliente apposita quietanza di pagamento (oppure una stampa della ricevuta del Pos o del documento commerciale) che assume rilevanza solo commerciale e non fiscale, per poi trasmettere allo Sdi entro dodici giorni la fattura elettronica.
Pertanto, al momento dell’uscita dal punto vendita, il cliente dovrà disporre di un documento che certifichi l’acquisto, poiché diversamente verrebbe meno la possibilità del controllo da parte degli appositi verificatori.
Casi particolari
• Ventilazione dei corrispettivi:
Non potendo indicare l’aliquota nel documento commerciale, poiché non rilevabile all’atto della vendita, è possibile inserire nel documento commerciale la dicitura “AL – Altro non Iva”
• Buoni pasto o ticket restaurant
Poiché l’esigibilità dell’Iva si realizza solo con il pagamento del controvalore del ticket da parte della società che emette i buoni pasto, così come la tassazione del relativo ricavo, sarà considerato normale da parte dell’Agenzia il disallineamento tra i dati trasmessi telematicamente e l’imposta liquidata
• Rivendita biglietti, abbonamenti e altri prodotti/servizi con aggio a favore del rivenditore
Poiché il corrispettivo è proprio l’aggio soggetto ad apposita fattura emessa dal rivenditore a carico della società emittente, la vendita del titolo non deve essere certificata da alcun documento commerciale né occorre alcuna memorizzazione sul registratore telematico
Commercio elettronico indiretto (cioè con transazione commerciale “on line”): non occorre alcuna certificazione e non c’è obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi, tuttavia occorre annotare gli incassi nel registro dei corrispettivi, a meno che il cliente non richieda la fattura, che, in questo caso costituisce documento da registrare al posto del corrispettivo